Wozu ein Projektauftrag? Ohne geht es doch viel besser!

Nun ja, das scheint vordergründig oft zu stimmen, wer jedoch ein wenig hinter die Kulissen blickt wird schnell die in dieser Haltung verborgene Problematik erkennen. Denn:

Der Projektauftrag ist das rechtlich verbindliche Dokument, der Vertrag zwischen Projektauftraggeber und Projektauftragnehmer. Arbeiten im rechtsfreien Raum mögen zwar manchmal erheiterlich sein, allzu Viele könnten auch dem Irrtum unterliegen, dies als „agil“ einzuschätzen. Nun ist es aber einmal so, dass durch eine fehlende rechtsverbindliche Grundlage keine Leistungsbewertung, damit auch keine Abnahme und somit auch keine Honorierung erfolgen kann. Davon ausgenommen sind jene Fälle, die dann bei Gericht landen und dort als durch eine „konkludente Handlung“ abgeschlossen betrachtet werden oder eben nicht …..

Oder anders betrachtet: Ein gut formulierter Projektauftrag garantiert nicht den Erfolg des Projektes – ein schlecht oder gar nicht formulierter Projektauftrag hingegen erhöht die Wahrscheinlichkeit des Scheiterns dramatisch. Oder wiederum anders betrachtet: wird ein Projekt ohne Freigabe durch die Geschäftsführung (=Projektauftrag) gestartet, so werden dadurch unautorisiert Ressourcen verwendet und andererseits eine Kernaufgabe der Geschäftsführung, nämlich die Steuerung von Aktivitäten zum Nutzen des Unternehmens unmöglich gemacht.

Nun gut; ein Projektauftrag muss also her. Aber wie? Die Literatur und vor allem die Zertifizierungsindustrie bietet dafür eine Reihe von Lösungsansätzen, von denen jeder für sich genommen das alleine seligmachende Vorgehen beschreibt (das sind etwa DIN 69901, PMBOK® Guide von PMI, PM3 von GPM oder PRINCE2™ und andere mehr). Natürlich ist es eine entscheidende Hilfestellung, einfach die Vorgehensrichtlinien zu befolgen und die vordefinierten Formulare auszufüllen. Allerdings bleibt dabei gerne der normale Menschenverstand auf der Strecke.

Wenn wir uns einig sind, dass ein guter Projektauftrag die Erfolgsaussichten eines Projektes erhöht, dann empfiehlt sich ein Vorgehen bei der Formulierung des Projektauftrags, das die Bedürfnisse und Wünsche des Auftraggebers möglichst genau formuliert, aber auch die Machbarkeit unter den gegebenen Randbedingungen nicht aus dem Auge verliert. Im ersten Schritt wird also die ursprüngliche Projektidee genauer artikuliert, verifiziert und als Entwurf des Projektauftrages formuliert.

Zur weiteren Ausformulierung des Projektauftrages werden viele zusätzliche Informationen benötigt und sollten in wohlstrukturierter Form niedergeschrieben werden. Das dient der Übersichtlichkeit, der Vollständigkeit, der Nachvollziehbarkeit und dem Vermeiden von Widersprüchlichkeiten. Es geht darum, die erwarteten Ergebnisse (Produkte) zu beschreiben, die Begründung, warum und für wen diese Ergebnisse sinnvoll und gut sind (business case) und die Leistungen zu beschreiben, die zur Schaffung der Ergebnisse benötigt werden. Kein Projekt existiert nur für sich alleine, also ist die Projektumwelt zu skizzieren und die Einfluss Faktoren (positiv und negativ – also Chancen und Risiken) zu beschreiben und zu bewerten. Selbstverständlich und keinesfalls zuletzt sind der geplante Zeitrahmen und der erwartete Aufwand (zumindest als Rahmen) anzugeben.

Ab diesem Zeitpunkt kann der (nominierte) Projektmanager beginnen, die vom Projektauftraggeber bisher eher nur rudimentär formulierten Parameter des Projektauftrages (zu diesem Zeitpunkt oft auch Projektantrag genannt) im Detail auszuarbeiten.

 

Die Details der notwendigen Ausarbeitungen werden in weiterer Folge beschrieben, im Moment möge eine kurze Zusammenfassung der auszuarbeitenden Punkte genügen:

  • Welche Information gibt es bereits? (Zusammentragen, sichten, bewerten, auf Konsistenz und Widerspruchsfreiheit prüfen!)
  • Rechtliche und legistische Rahmenbedingungen im Detail klären (intern / extern, Ausschreibung? Vorschriften wie beispielsweise bei Bauvorhaben oder Finanzdienstleistungsrichtlinien, …)
  • Eine Zusammenfassung der wesentlichen Fragen, wie
    • Projektziel und –ergebnisse („Liefergegenstände“)
      Das Ziel muss in einem einzigen Satz beschrieben werden können!
    • organisatorische Rahmenbedingungen
    • Begründung für das Projekt (nicht Ziele)
    • Konkrete erwartete Ergebnisse und Messgrößen
    • Projektabgrenzung und notwendige Voraussetzungen
    • Wer ist an den Ergebnissen interessiert / beteiligt? (Stakeholder)
    • Zeitrahmen und Budget
  • Da jedes Projekt Kosten verursacht ist der erwartete Nutzen möglichst genau darzulegen
  • Projektrisikomanagement
  • Projektqualitätsmanagement
  • Der Projektlösungsansatz, die Herangehensweise
  • Die Projektorganisation und die Projektrollen
  • Projektkommunikation („tue Gutes und rede darüber!“)
  • Projektmanagement (Planung, Steuerung, Lenkung – jeweils Methode / Werkzeug)
  • Eckdaten für den Projektplan (Grundstruktur, Hauptphasen und Meilensteine, Zeitplan, Ressourcenplan, Budget und Kostenplan)